BELEIDSPLAN voor de STICHTING VRIENDEN VAN DE HISTORISCHE COLLECTIE VERBINDINGSDIENST ( PERIODE 2016 – 2021 )

                                                                                                                                                          

1. ALGEMEEN

Op 18 februari 2015 werd de Historische Collectie Verbindingsdienst (HCV), gevestigd  in Gebouw C van de Bernhardkazerne  te Amersfoort, weer geopend voor het publiek. Deze historische collectie is voortgekomen uit het voormalige Museum Verbindingsdienst in Ede.

Dat museum was ondergebracht in de Stichting Museum Verbindingsdienst. Aan deze stichting was door de Belastingdienst de ANBI status toegekend. In 2005 werd aan het museum het predicaat “geregistreerd Museum” toegekend. In 2010 werd het Museum Verbindingsdienst, gevestigd in de Elias Beeckmankazerne in Ede, gesloten en de collectie werd tijdelijk elders opgeslagen. De reden voor de sluiting was dat Defensie  eind 2010 de kazernes in Ede heeft afgestoten.

Vanaf eind 2010 tot begin 2015 bleef de collectie, in afwachting van het beschikbaar komen  van een nieuw onderkomen, opgeslagen in een militair complex. In 2013 werd door de Commandant der Landstrijdkrachten infrastructuur en een budget  beschikbaar gesteld voor het onderbrengen van de collectie. Na een enige maanden was de aannemer klaar en kon na de zomer van 2014 met de herinrichting worden begonnen. 

Na de heropening van de collectie in Amersfoort (onder de door Defensie opgelegde nieuwe benaming) mag het predicaat “Geregistreerd Museum” nog  steeds gevoerd worden. Wel moet eind 2015 de herijking worden aangevraagd. 

Al met al beschikt het Regiment Verbindingstroepen nu weer over een op eigentijdse wijze gepresenteerde historische collectie, waarin de geschiedenis van de Verbindingsdienst op een interactieve wijze aan de bezoeker wordt gepresenteerd.

Als gevolg van een nieuw museaal beleid bij Defensie werd de vroegere benaming “Museum Verbindingsdienst” gewijzigd in “Historische Collectie Verbindingsdienst”. Deze collectie wordt ondergebracht in de al langer bestaande “Stichting Regiment Verbindingstroepen” (SRV). 

Voorzitter van de SRV is de Commandant van het Regiment Verbindingstroepen. 

In deze nieuwe opzet vormt de Historische Collectie een van de werkgroepen van de SRV, maar blijft wel beschikken over een eigen jaarbudget.  Naast een jaarlijkse bijdrage van Defensie moet de historische collectie zelf zorg dragen voor voldoende financiële middelen. 

Het in standhouden en exploiteren van de collectie vergt op jaarbasis circa € 20.000,- 

Daarvoor is op 18 mei 2015 de Stichting Vrienden van de Historische Collectie Verbindingsdienst opgericht.

Deze stichting heeft een bestuur bestaande uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Dit zijn vrijwilligers die hun werkzaamheden om niet verrichten. Wel kunnen zij een vergoeding ontvangen voor door hen gemaakte reis- en overige kosten.   

2. TE VOEREN BELEID IN DE PERIODE 2016 – 2021

De Stichting Vrienden van de Historische Collectie heeft ten doel:

a. het met de aan de stichting geschonken gelden, goederen en diensten in stand houden van de Historische Collectie Verbindingsdienst; 

b. het verrichten van alle verdere handelingen, die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk 
    kunnen zijn. 

 
Het bestuur ziet als haar belangrijkste beleidsvoornemens voor de komende vijf jaren de hierna in willekeurige volgorde geformuleerde doelstellingen:

- het op verzoek van het bestuur van de Historische Collectie Verbindingsdienst met geld, goederen of diensten steunen van de collectie;

- het actief werven van nieuwe vrienden, zowel bedrijven als individuele personen;

- het in stand houden en voortdurend actualiseren van haar website;

- het informeren van haar vrienden door middel van haar website, de periodieke nieuwsbrieven en de annonces in de verenigingsbladen van de      
  Verbindingsdienst; 

- het op goede wijze beheren van de ontvangen donaties;

- het jaarlijks organiseren van een “Vriendendag” in de historische collectie; 

- het organiseren van “Vrienden ontmoetingen” bij de Verjaardag van het Regiment en de Herdenking Gevallenen Verbindingsdienst in de historische collectie;  

- het steunen van het bestuur van de HCV bij lezingen of andere activiteiten;

- het op aanvraag voor bevriende bedrijven organiseren van een bezoek aan de collectie;

- het op verzoek van het bestuur van de collectie verrichten van verdere handelingen die aan het voorgaande kunnen bijdragen.

3. Beleid gegevensbescherming SVHCV

Doel

Doel van dit beleid is er voor te zorgen dat de gegevens die de Stichting Vrienden van de Historische Collectie Verbindingsdienst (SVHCV) bij houdt van haar leden op een veilige manier worden gebruikt en daarmee de privacy van haar vrienden wordt gewaarborgd zoals vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016).

Op de website zal een verwijzing naar dit beleid worden opgenomen.

Wie houdt persoonsgegevens bij en hoe

Binnen de SVHCV worden de gegevens van de vrienden en medewerkers bijgehouden door de secretaris, die deel uit maakt van het bestuur van de VOV.

De gegevens worden bijgehouden op een computer van de secretaris en worden niet online gezet. Wanneer de computer waarop gegevens van de vrienden staan wordt verbonden met het internet, dient deze computer te zijn voorzien van een goede beveiliging, waaronder een bijgewerkt besturingssysteem en bijgewerkte virusscanner.

Welke gegevens houden we bij en waarom

Naam en voorletters

Weten wie vriend/donateur is

Adres

Correspondentie naar de vrienden

Postcode

Woonplaats

E-mail

Digitale correspondentie naar de vrienden

Telefoonnummer

Voor individueel contact met de vrienden

Fotopublicatie

Vrienden die niet met een foto op of in een publicatie willen voorkomen.

Een vriend/donateur kan altijd inzage krijgen in de gegevens die over hem worden bijgehouden en kan deze laten wijzigen indien ze niet correct blijken te zijn.

Indien het donateurschap wordt beëindigd, zullen de gegevens van de betreffende persoon uit de administratie worden verwijderd.

Waar komen de gegevens vandaan

Primair komen de gegevens bij de nieuwe vriend/donateur zelf vandaan wanneer hij zich op geeft. Nieuwe leden wordt op het inschrijfformulier expliciet toestemming gevraagd om de verstrekte gegevens bij te mogen houden voor de omschreven doelen.

Welke gegevens delen we met wie en waarom en hoe borgen we de privacy daarvan

Binnen het bestuur worden de gegevens gedeeld met de penningmeester ten behoeve van het incasseren van de donatie. De computer van de penningmeester moet daardoor aan dezelfde eisen voldoen als die van de secretataris (zie hierboven).

Buiten het bestuur worden alleen NAW gegevens gedeeld aan de HCV om de verzending van uitnodigingen en eventueel ander drukwerk voor de stichting mogelijk te maken. Hiervoor is een overeenkomst waarin is opgenomen dat de verstrekte gegevens alleen voor dit doel eenmalig mogen worden gebruikt en daarna vernietigd moeten worden. Per uitnodiging wordt steeds een nieuwe, actuele lijst met NAW gegevens verstuurd.

Wat doen we met foto’s en andere beelddragers

Tijdens evenementen van de Stichting en/of Regiment kunnen personen op beelddragers worden vastgelegd. De opnamen kunnen voor de verschillende media, zoals HCVwebsite en HCV-social media, Intercom en Connector worden toegepast zonder voorafgaande expliciete toestemming van de geportretteerde. Indien iemand op voorhand bezwaar heeft tegen het publiceren van opnames waar hij of zij op voor kan komen, dan kan dit kenbaar worden gemaakt bij het bestuur.

Vrienden van de Historische Collectie Verbindingsdienst





x ample media